I-9 Formu: Göçmen Olmayan Çalışanlar için İstihdam Uygunluk Doğrulaması
I-9 formu, ABD’de çalışmak üzere işe alınan kişilerin hem kimliklerini hem de iş uygunluklarını doğrulamak amacıyla USCIS (United States Citizenship and Immigration Services) yani Amerika Birleşik Devletleri Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri tarafından düzenlenen bir belgedir. Amerika’da bir işverenin yeni bir çalışanı istihdam ederken kişinin ABD’de yasal olarak uygunluğunun doğrulatılması gerekmektedir. Amerika’da çalışmak isteyen ABD vatandaşı olan ya da olmayan her çalışan için I-9 Formunun (I-9 formu) düzenlenmesi zorunludur.
I-9 formunun tam, eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması büyük önem taşımaktadır. Aksi takdirde işçileri istihdam edecek kişi ya da kurumların birtakım yaptırımlara maruz kalmalarına yol açabilir.
I-9 Formunu Kim Doldurmalıdır?
Hem işveren hem de çalışan, formun farklı bölümlerinde istenen bilgileri vermekle yükümlü olsa da I-9 Formunun (i9 formu) uygun ve güncel bir şekilde doldurulmasından işveren sorumludur. Zira, formda verilen bilgilerdeki yanlışlık ya da uyumsuzluk söz konusu olursa federal davalar işveren karşı açılabilmektedir.
Çalışanlar, iş teklifini kabul ettikten sonra işe başlama gününden önce formun birinci bölümünü doldurmaları gerekmektedir. Çalışanlar, ayrıca çalışmaya başladıkları günden itibaren 3 iş günü içerisinde kimliklerini ve ilgili çalışma izin belgelerini yeni işverenlerine vermekle yükümlüdürler.
Çalışanlar, I-9 Formunda belirtilen belgeleri sunmakla mükelleftirler. İşverenlerce çalışanların kimliklerini doğrulamak için bu belgelerin haricinde başka belge talep edilemez.
İşveren, istihdam edeceği kişinin de hazır bulunduğu bir ortamda ilgili tüm belgeleri inceler ve incelenen belgelerin orijinal olduklarına kanaat getirdikten sonra her bir belgenin bir fotokopisi alır. İşveren I-9 Formuyla ilgili sunulan destekleyici belgelerin geçerliliği ya da orijinalliği ile ilgili endişeler taşıyor olabilir. Böyle durumlarda, çalışandan I-9 Formunda belirtilen kabul edilebilir belgeler listesinde yer alan alternatif belgelerden birini sunmasını talep edebilir.
Belgelerin asıllarının çalışana iade edilmesi zorunludur. Çalışma süresinin başladığı günden itibaren 3 iş günü içerisinde, işverence I-9 Formunun birinci bölümünün doldurulması gerekmektedir. I-9 Formunun (i9 formu) uzmanlık gerektiren ve bilgilerin doğruluğunun büyük önem taşıdığı bir form olması nedeniyle uzmanlık desteği almanız büyük önem taşımaktadır. Bu konuda desteğe ihtiyaç duyuyorsanız e-mail/telefon aracılığıyla da bana ulaşabilirsiniz yada [email protected] ile irtibat kurabilirsiniz.
I-9 Formu ile ilgili İstihdam Sonrası Sorumluluklar
İşverenlerin I-9 formu ile ilgili sorumlulukları sadece işe alım sürecinde değil işe alım gerçekleştikten sonra da devam etmektedir. İşverenler, kişilerin çalışma izin belgelerini belli aralıklarla doğrulatmakla yükümlü olabilmektedir. Bu durum çalışan kişinin göçmenlik statüsüne bağlı olarak değişebilmektedir. İşverenle ayrıca gerek çalışanlarla ilgili gerekse I-9 Formuyla ilgili kayıtları tutmakla da yükümlüdürler.
I-9 Formu tamamlandıktan sonra Amerika Göçmenlik Bürosuna sunulmamakta, işverenlerin söz konusu formun doldurulmuş versiyonunu muhafaza etmeleri gerekmektedir. Göçmenlik Bürosu ya da diğer ilgili resmî kurumların talep etmesi durumunda belgeleri incelenmek üzere hazır bulundurmak, işverenin sorumlulukları arasındadır.
İşverenler ayrıca I-9 Formunun doldurulmuş versiyonun aslını ve çalışan tarafından temin edilen tüm diğer destekleyici belgelerin kopyalarını saklamaları gerekmektedir. İstihdamın başladığı tarihten itibaren 3 yıl ve sona erdiği tarihten itibaren de 1 yıl boyunca muhafaza yükümlülüğü vardır.
Ancak hemen belirtelim ki I-9 Formuyla ilgili kayıt tutma ve diğer görevlerini yerine getirirken uyrukluklarına ya da göçmenlik statüsü gibi hususlarına bakılmaksızın tüm çalışanlarına eşit bir şekilde davranması, işverenlerin temel ve en önemli yükümlülüklerinden birisidir. Çalışanların herhangi bir ayrımcılığa mazur kalmamalarını temin etmek işverenlerin temel görevlerinden birisidir ve bu durum federal yasalarca korunmaktadır.
Yukarıda belirttiğimiz gibi I-9 Formlarının doldurulması zorunludur. Ancak, kimi konuların hassas bir şekilde yürütülmesi kritik öneme haizdir. Özellikle H-1B vizeleri ve bu vizelerin uzatılması gibi hususlarda kayıtların doğru tutulması, uyumlu olması ve I-9 formu istihdam izin belgelerinin yeniden doğrulama süreçlerinde ortaya çıkabilecek komplikasyonları bertaraf etmek önemlidir. Olası uyumsuzluklar, I-9 formunun yanlış doldurulması ya da kayıtların muhafazasıyla ilgili yapılan yanlışlıklar ciddi cezaların verilmesine yol açabilmektedir. Tüm bu süreci sorunsuz atlatabilmek için profesyonel destek almanız faydanız olacaktır.